Порядок на складе

Контроль над потоками материальных ресурсов, а также возможность эффективного управления этими потоками являются задачами первостепенной важности для успешного бизнеса. Нерациональное использование складских площадей, ошибки при комплектации и отгрузке заказов, пересортица, неверное планирование запасов (излишки или непредвиденная нехватка), в условиях непрерывных товаропотоков, большого ассортимента и числа обслуживаемых клиентов увеличивают прямые и косвенные убытки предприятия. Как сократить логистические издержки и повысить эффективность? Основные принципы современной складской логистики подразумевают обязательное наличие ИС.

Организация склада, его техническая оснащенность, внутрискладские процессы и алгоритмы, штатное расписание определяются характером бизнеса, свойствами ассортимента и требованиями по обработке товарных запасов, параметрами входящих и исходящих товарных потоков, объемами сбыта и перспективами роста и развития. Например, для провайдеров логистических услуг на первое место могут быть поставлены задачи достижения минимальной стоимости обработки товара на единицу продукции, увеличения прозрачности склада, оперативного и достоверного формирования биллинговой отчетности и т. д., в то время как дистрибьюторская либо производственная компании могут сфокусироваться на задачах по строгому контролю FIFO, или сроков годности, или серийных номеров, по предоставлению партнерам/филиалам доступа к балансовой информации в режиме реального времени, по достижению точности сбора заказов и отгрузки и т. д. Одним из главных факторов, требующим тщательного внимания и анализа, является ассортиментная матрица, которой оперирует предприятие. «Именно товар является тем „двигателем“, который приносит доход и придает динамику бизнесу. От сложности ассортимента зависят способы организации работы склада под управлением складской системы и дальнейшее ее сопровождение, — отмечает Александр Усов, директор компании ant Technologies. — Свойства ассортимента, объемы, периодичность и характер входящих и исходящих товарных потоков влияют на размеры различных внутрискладских зон грузопереработки, стеллажное оснащение, характеристики складской техники и т. д. От интенсивности и характера отгрузок зависит организация внутрискладских процедур, использование средств механической обработки: каруселей, конвейеров, систем Pick to Light и т. д.».

Независимо от масштаба предприятия любой склад выполняет три основные функции: прием, хранение и отгрузка товара. В соответствии с этим функционалом в любой автоматизированной системе также выделяются три виртуальные зоны: прием, отгрузка и хранение, которые соответствуют реальным складским площадкам.

При приеме товара, например на продуктовых или аптечных складах, автоматизированные системы позволяют учесть возможность отправки выборочного товара на контроль качества, а затем либо принять партию товара, либо вернуть его недобросовестному поставщику. В торговых организациях товар иногда необходимо отгрузить сразу после получения. Чтобы не заносить товар на склад, информационная система помогает правильно оформить документы, — это так называемый кросс-докинг, который экономит время и силы персонала склада.

В полной мере специфика склада проявляется в различных функциональных операциях в зоне хранения. Размещение и внутрискладские перемещения товара отражаются в информационной системе в виде отчетов и таблиц. Однако есть системы с визуализацией размещения товара.

Схема организации отгрузки товара тоже является фактором, определяющим требования к автоматизированной системе. Дистрибьюторы часто используют подготовку к отгрузке заказа в отдельной зоне склада, когда необходимо из разных мест хранения собрать товары, которыми комплектуется заказ. В автоматизированной системе нужно подготовить списание с учета этих товаров и запись для учета собранного заказа. У логистических операторов есть особенности в хранении товара. Например, при отгрузке товара необходимо, чтобы автоматизированная система обеспечивала возможность размещения в зоне отгрузки товара с учетом маршрута перевозок и оптимального порядка разгрузки. Поэтому требования к информационным системам для разных складов несколько отличаются.

Нужна WMS система!

Зачастую общение заказчиков и поставщиков решений для автоматизации складской деятельности начинается с фразы заказчика: «Нам надо автоматизировать склад». Что же стоит за этой расплывчатой формулировкой? «В первый раз менеджмент компании произносит фразу „Нам надо автоматизировать склад“, когда устает слышать о несвоевременных и неполных отгрузках, о необходимости списать залежалый товар, который почему-то вовремя не нашли, о сетованиях финансистов по поводу непрозрачности складских расходов, о жалобах отдела кадров на постоянное увеличение численности персонала, на то, что складские работники выдвигают завышенные требования менеджменту, а менеджер понимает, что только данный кладовщик может разобраться, где и какой товар находится, и как его отгрузить, и т. д., — отмечает Александр Усов. — Постепенно руководство компании приходит к выводу, что такая постановка вопроса позволит не только решить одну локальную проблему, переполнившую чашу терпения, но и:

• устранить зависимость бизнеса от складского персонала, снизить требования, сократить сроки обучения при его ротации;
• повысить точность, сократить количество ошибок и административные расходы;
• повысить производительность, применить схемы мотивации, упростить процедуры получения нормативных показателей;
• повысить уровень сервиса клиента, обеспечить прозрачность управления складским запасом, увеличить доходность предприятия, снизив логистические издержки».

«Обычно после первого разговора с заказчиком мы выезжаем на место и стараемся посмотреть склад своими глазами, — рассказывает Евгений Коварский, директор по проектам в департаменте систем управления предприятиями, Verysell Проекты. — Зачастую заказчик хорошо осведомлен о рынке информационных систем, поэтому за фразой „Нам надо автоматизировать склад“ могут последовать совершенно конкретные вопросы о том, может ли информационная система реализовать ту или иную операцию, существует ли „коробочный“ вариант складской системы и пр.».

К чему стремиться?

Прежде чем инициировать проект по внедрению какой-либо автоматизированной системы, надо определиться с бизнес-целями компании, вне привязки к складу, затем обозначить место склада в их реализации. И только после этого формулировать требования к системе. При планировании работы склада и ее поддержки средствами ИТ следует учитывать все аспекты логистических процессов: исправление ошибок на уже действующем проекте может обойтись заказчику в круглую сумму. «Оптимизацию работы склада мы всегда советуем начать с описания бизнес-процессов „как есть“ и „как будет“, а также постараться сделать динамическое моделирование складских процессов, — рассказывает Евгений Коварский. — Любая компания, в том числе имеющая склад, должна иметь сформулированные миссию и стратегию, четко понимать, какие мероприятия необходимо провести для достижения соответствующих бизнес-целей. Мероприятия организуют и выполняют сотрудники предприятия, а цели обычно моделируются на стратегической карте сбалансированных показателей. Бизнес-цели группируют по основным перспективам».

Практически для всех компаний на первом месте стоит финансовая перспектива. Однако есть компании, для которых ключевой является перспектива отношений с клиентами, с конкурентами или повышения квалификации своих сотрудников. Все эти перспективы являются слагаемыми бизнеса. Поэтому прежде чем инициировать проект по внедрению любой информационной системы, не только складской, нужно четко понимать сам бизнес, выбрать соответствующие параметры (ключевые показатели деятельности), уметь связывать показатели «план» и «факт», считает Евгений Коварский. Для этого одной складской системы обычно мало — необходима ERP-система. Задачи по оптимизации складской деятельности связаны с задачами по повышению оборачиваемости оборотных фондов, сокращению складских запасов — это задачи стратегические для экономики предприятия, поэтому роль ИТ здесь очень велика.

Функциональность системы определяется особенностями и характером бизнеса. «Собственно говоря, требования к функциональности системы — это часть работы по проектированию склада, — отмечает Александр Усов. — Да, можно говорить, что все системы управления складом поддерживают типовые складские операции (приемка, размещение на хранение, пополнение зон сбора товара, перемещения, сбор заказов, переупаковка и т. д.). Но требования функциональности при выполнении данных операций могут отличаться».

С учетом того, что при развитии бизнеса требования могут постоянно меняться, эксперты рекомендуют обратить внимание на системы, которые имеют инструментарий настройки и адаптации функциональности под изменяющиеся потребности бизнеса. Оптимальный вариант, если многие из таких настроек вынесены в интерфейс программы и позволяют пользователю системы проводить их самостоятельно. Это снизит стоимость владения ПО и не потребует привлечения уникальных специалистов. Очень важно, чтобы система управления складом не имела ограничений по количеству характеристик товара, упаковки, систем хранения и иных складских ресурсов, а также могла менять логику обработки, в зависимости от значения данных характеристик. Не стоит ограничивать бизнес компании наличием обязательных функций сверх типовых, что и так присутствует в каждой WMS. Наличие уже реализованных функций диктует бизнесу правила системы, а не наоборот.

Склад как самостоятельный бизнес рассматривается только в сегменте провайдеров логистических услуг. Специфика этого бизнеса заключается прежде всего в жесткой ориентации на требования клиента. На складе одновременно обслуживается много клиентов, и система управления поддерживает разные алгоритмы и способы обработки товаров, в зависимости от требований клиентов. «Для данной деятельности на первое место выходит не только богатая функциональность системы, но и ее гибкость, открытость, производительность, ориентация на современные ИТ-требования, — считает Александр Усов. — Если же вы не планируете предоставлять коммерческие услуги, то, безусловно, надо сфокусироваться на степени простоты эксплуатации системы и ее адаптации под требования исключительно вашего бизнеса». Если необходимо оптимизировать работу склада и при этом сбыт товара со склада не является основным бизнесом компании, то целесообразно рассматривать применение систем, ориентированных на малый и средний бизнес. Они выполняют те же складские операции, но имеют некоторые ограничения по возможностям управления товарным запасом, по способам адаптации и настройки. Конечно, стоимость такой системы будет значительно ниже. Однако не стоит выбирать систему управления складом по цене, предупреждает Евгений Коварский: «Если предприятие имеет ERP-систему, например класса SAP ERP или Oracle, внедрением которых занимается наша компания, то можно решить все вопросы для автоматизации любого склада: склад создается на фиксированный отрезок времени или речь идет о требовании масштабируемости. Однако можно обратить внимание и на другие системы управления складом, которые потом будут интегрированы с основной ERP-системой».

Выбор «своей» системы

На словах все поставщики решений для автоматизации складской деятельности организуют интеллектуальный процесс приемки, размещения, пополнения зоны комплектации, отгрузки, инвентаризации склада. На деле иногда выясняется, что реальные возможности системы не соответствуют потребностям заказчика. Как разобраться в массе рыночных предложений? На что надо обратить внимание при выборе системы, чтобы не получить в результате проекта решение с недостаточным функционалом или ограниченными возможностями масштабирования?

По мнению Александра Усова, выбор системы управления складом — это всегда риск. «Величина этого риска находится в прямой зависимости от понимания заказчиком собственных задач и потребностей, но никогда не будет равна нулю. Важным и действенным советом будет ведение диалога с поставщиком на конкретных примерах собственного бизнеса и потребностей. Иными словами, необходимо четко определить, какой результат вы хотите получить на выходе и что понимается под возможностью масштабирования: сроки, объемы и т. д. Зачастую неудовлетворительный результат — следствие неверно сформированного ожидания».

Эксперты ant Technologies дают следующие рекомендации.

Не стесняйтесь попросить потенциальных исполнителей проекта в ходе демонстрации возможностей системы показать, как будут реализованы 2–3 демо-примера, которые вы считаете наиболее критичными для деятельности вашего склада. Да, это потребует от вас определенных усилий, но в то же время позволит понять, что вы выбираете.

При демонстрации системы фокусируйтесь не на выполнении типовых операций системы управления склада, а на возможностях дополнительных настроек, описаний, их простоте или сложности. Какие настройки может производить пользователь, интегратор, разработчик? Какие изменения будут затрагивать исходный код программы, а какие — нет? Носят ли эти дополнительные возможности функциональную нагрузку или являются косметическим средством?

Проверьте возможность реализации нелинейной логики. Например: всегда работаю по принципу ранней даты производства, но при наступлении условия/события Х могу пойти другим путем. Как правило, такими возможностями обладают только достаточно развитые системы.

«Идеально, если на этапе планирования склада вы или ваши консультанты опишут все бизнес-процессы и правила предприятия. Это позволит значительно упростить и ускорить процесс выбора системы», — подчеркивает Александр Усов.

Эксперты Verysell Проекты советуют приобретать систему «на вырост», с избыточным функционалом, который можно подключать по мере развития бизнеса.

ERP или WMS?

При выборе решения для автоматизации технологических процессов на складах перед компаниями встает вопрос — использовать ERP-систему или специализированную систему управления складом. Многие разработчики ERP-систем дополняют свои основные системы некоторой функциональностью, свойственной системам управления складом. «Можно долго рассуждать, насколько данный путь удачен или неудачен, можно ли в одной системе сопрячь разные идеологии и т. д., — говорит Александр Усов. — Но большинство экспертов в результате сходятся в едином мнении — если ваши складские операции просты и типичны, можно использовать складской модуль системы ERP. Если ваш складской бизнес сложен и критичен для компании, целесообразно выбрать изначально предназначенные для склада программы и провести их интеграцию с ERP».

Стоит заметить, что начало внедрения ERP-системы в России связано прежде всего с потребностями бухгалтерии и финансов. Только спустя несколько лет перешли к внедрению ERP для снабжения, сбыта, логистики и в дальнейшем для производства. «Поэтому, на мой взгляд, в ERP преобладает влияние требований бухгалтерского и налогового учета, отчетности, а не бизнеса, — отмечает Евгений Коварский. — В связи с этим я считаю, что WMS необходима не там, где функций ERP-системы не хватает, а в большей степени там, где заказчика мало интересуют требования главного бухгалтера, где ему нужно быстро и четко организовать работу по перемещению товарно-материальных ценностей, и только после этого его интересует связь с бухгалтерским ПО».

Западные технологии на российской почве

Западные решения нередко превосходят российские разработки по степени проработанности, продуманности, стабильности, функциональности и т. д. Это обусловлено объективными факторами: те складские технологии, которые сегодня применяются российскими предприятиями, пришли с Запада (методы организации склада, способы хранения и обработки, стеллажные системы, погрузо-разгрузочная техника и т. д.). Западные решения аккумулируют больший опыт в различных сферах складской деятельности, имеют более долгую историю развития и эксплуатации. «А если западные системы еще и имеют инструментарий адаптации, доступный внедренцам, то нет никаких оснований опасаться, что заграничная система не сможет учесть особенности российских компаний, — считает Александр Усов. — Наш многолетний опыт внедрения зарубежных систем показывает, что кардинальных отличий в идеологии обработки товара на Западе и в России нет. Есть некоторые российские нюансы, отражающие непроработанность взаимоотношений с партнерами (поставщиками, транспортными агентами, клиентами), нестабильность и неурегулированность товарного ассортимента, когда поставщик может не маркировать товар или не соблюдать графики и полноту поставок, когда транспортная компания может запланировать одну машину, а прислать транспорт с другими объемными характеристиками и т. д. Кроме того, российские потребители более требовательны к WMS, к их архитектуре, соответствию современным ИТ-стандартам и стараются возложить на систему больше ответственности, чем это принято на Западе». «Считается, что российский бизнес развивается более динамично, и информационная система должна успевать за этими изменениями, — соглашается Евгений Коварский. — Многие наши заказчики сегодня работают по одним схемам, а через два месяца — по другим. Одним требуется учет операций, а другим не нужна история поставок. И так далее. Западные WMS-системы рассчитаны на постоянный стабильный бизнес, а наши информационные системы — на то, что с ними будут работать творческие программисты».